Bp-samara.ru

БП Самара
4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Оформляем использование сотрудниками сотовых телефонов

Как оформить компенсацию расходов на мобильную связь работникам

Возмещение расходов на мобильную связь сотруднику — это компенсация затрат, которые образовались из-за использования работником сотового телефона во время исполнения им трудовых обязанностей.

  • Ответственность за нарушение трудового договора
  • Как завести трудовую книжку
  • Правила заполнения трудовой книжки
  • Как получить дубликат трудового договора при утере
  • Как составить доп. соглашение о переводе на другую должность

Если сим-карта оформляется на предприятие и оно самостоятельно оплачивает услуги мобильного оператора, для каждого работника устанавливается определенный лимит и осуществляется учет расходов сотрудников на сотовую связь и их оформление. Оформление происходит следующим образом:

  1. Руководитель предприятия издает приказ, где указывает список должностей, в отношении которых будет действовать возмещение расходов.
  2. Подписывается договор с сотовым оператором.
  3. Подписывается соглашение с работником о выделении ему сотового рабочего телефона или sim-карты, отдельно оговаривается установленный лимит.
  4. Ежемесячное предоставление мобильным оператором документов для учета расходов: счета-фактуры, акты, детализации вызовов по каждому номеру.

Чтобы ответить на вопрос, достаточно ли только приказа на компенсацию сотовой связи, обратимся к письму УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@. В нем говорится, что необходимость использования сотового для выполнения рабочих обязанностей следует зафиксировать и в должностной инструкции сотрудника.

Выплачиваем компенсацию сотруднику

При заключении работником лично договора с сотовым оператором и выплате компенсации работодателем необходимо:

  1. Подготовить и издать приказ о компенсации мобильной связи сотрудникам, в котором прописывается перечень должностей работников, которым необходимо использование сотовой связи, объем компенсируемых расходов.
  2. Прописать в трудовом договоре или соглашении с каждым сотрудником условия и размер возмещения затрат на телефонные переговоры.
  3. Получить от каждого сотрудника копию договора с мобильным оператором.
  4. Обязать каждого работника предоставлять детализацию звонков, произведенных в интересах организации.

Налогообложение компенсации

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Налог на прибыль

Компенсация за использование работником личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Работник может использовать в служебных целях разные виды личного имущества, но налоговое законодательство содержит предельные нормы только для компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов. Для других видов имущества размер выплат неограничен.

Предельные нормы компенсаций за транспорт, принимаемые в расходах по налогу на прибыль, приведены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

В них уже заложены износ, горюче-смазочные материалы и ремонт, поэтому сумму, возмещаемую сверх нормативов, в налоговые расходы включать нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Размер компенсации за использование иного имущества для налога на прибыль не установлен, в расходы включается сумма, определенная соглашением между работником и работодателем (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672)

Помните про ст. 252 НК РФ:

  • организация должна экономически обосновать и документально подтвердить произведенные расходы: составить соглашения с работниками, определяющие размер и порядок выплаты компенсации. Если сумма явно завышена, то будут претензии со стороны налоговых органов (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).

Для обоснования можно воспользоваться рекомендациями Минфина России из Письма от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194. Ведомство предлагает рассчитывать компенсацию за износ по аналогии с амортизацией:

  • взять стоимость имущества и поделить на срок полезного использования, опираясь на классификацию основных средств, включаемых в амортизационные группы (Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 № 1);
  • для инструментов и механизмов, не указанных в амортизационных группах, исходить из срока их полезного использования согласно техническим условиям или рекомендациям организаций-изготовителей.

Пример. Менеджер работает на своем ноутбуке, и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях. Сумма определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц.

Компьютеры и ноутбуки входят во вторую амортизационную группу. Рыночная стоимость ноутбука приблизительно равна 60 000 руб. Сумма износа составит от 1 667 до 2 400 руб. в месяц. Получается, что размер выплачиваемой менеджеру компенсации превышает сумму износа в четыре раза. В такой ситуации велика вероятность, что налоговые органы посчитают эти расходы экономически необоснованными. Оптимальной будет компенсация 2 000–2 500 руб. в месяц.

Читать еще:  Как получить льготы при уплате налога на доход?

Для обоснованного включения затрат в расходы у организации должны быть документы, подтверждающие, что работнику для выполнения его служебных обязанностей действительно требуется соответствующие оборудование или материалы. Это могут быть должностные инструкции, трудовой договор, допсоглашение к трудовому договору.

ФНС также считает, что для получения компенсации работник должен представить организации документы, которые подтверждают его право собственности на используемое имущество (Письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Пример. При использовании автомобиля нужно представить ПТС. Если в документе указан не сотрудник, а супруг или супруга, для учета компенсации в расходах необходимо представить свидетельство о браке, а сама машина должна быть куплена в браке (Письмо Минфина России от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).

Возникает вопрос: какие документы могут подтвердить право собственности на компьютер, принтер или мобильный телефон? Минфин и ФНС молчат, скорее всего, потому что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Налоговая в Письме от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ разъяснила, что должны быть документы, доказывающие принадлежность имущества работнику, но опять без конкретики. Поэтому подтверждением может стать четкое указание имущества, по которому выплачивается компенсация, например «компенсация за ноутбук Xiaomi Mi Notebook Pro 15».

Минфин в Письме от 06.11.2020 № 03-04-06/96913 пошел дальше и заявил, что работодатель должен располагать копиями документов, которые доказывают приобретение или аренду оборудования работником, а также расходы, понесенные при использовании оборудования в служебных целях. То есть если платим за телефон, то должны быть документы, свидетельствующие о служебных разговорах, если платим за авто — маршрутные (путевые) листы, чеки АЗС.

  • Резюмируем. Для учета компенсации в расходах кроме соглашения работодатель должен подтвердить:
  • Необходимость использовать личное имущество сотрудника. Например, в должностной инструкции указать, что у работника разъездной характер работы или что он трудится удаленно.
  • Право собственности работника на имущество. Например, копию паспорта транспортного средства или договор аренды ТС.
  • Факт использования техники или транспорта в служебных целях: путевые листы, авансовые отчеты, кассовые чеки, приказы руководителя, акты выполненных работ с расшифровкой вида работы.
  • Размер компенсации — порядок расчета и величину выплат можно указать в соглашении или трудовом договоре.

Как учитывать компенсацию за использование личного имущества тем, кто на УСН, читайте в шпаргалке. Она размещена в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Выплаты за использование личного имущества работника в служебных целях, а также возмещение связанных с этим расходов не облагаются НДФЛ.

Правила такие же, как при учете налога на прибыль:

  • не облагается налогом вся сумма компенсации, указанная в соглашении (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ).

Важно: для расчета НДФЛ нет нормирования даже для личного транспорта (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Работодатель должен обосновать размер компенсации, потому что чрезмерно большую сумму могут посчитать схемой экономии на зарплатных налогах. Поэтому не платите заведомо большие суммы, которые вы не сможете экономически обосновать.

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях в 6-НДФЛ не отражается (ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС России от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@).

Страховые взносы

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и страхование по временной нетрудоспособности и материнству. Как и при НДФЛ, размер компенсации не нормируется (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам работника.

Этот вид компенсации работодатель должен отразить в форме РСВ в составе выплат, не подлежащих обложению по ст. 422 НК РФ:

  • в строке 040 подраздела 1.1;
  • в строке 040 подраздела 1.2;
  • в строке 030 подраздела 1.3.1;
  • в строке 030 подраздела 1.3.2 Приложения 1;
  • в строке 030 Приложения 1.1;
  • в строке 030 Приложения 2 к разд. 1 расчета (пп. 6.6, 7.5, 8.7, 8.16, 9.6, 10.7 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Также ее нужно указать в персонифицированных сведениях о сотруднике, получающем компенсацию (разд. 3 РСВ). В частности, общую сумму выплат, как облагаемых, так и необлагаемых, следует включить в показатель графы 140 подраздела 3.2.1 (пп. 20.22, 20.23 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.

Про квалифицированную электронную подпись (КЭП)

КЭП выпускает удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минэкономсвязью. ЭП записывают на защищенный носитель (токен), на компьютер или личный телефон работника.

Читать еще:  ЕСВ для сотрудников ФСИН в 2021 году

Такую же подпись используют для обмена электронными УПД, счетами-фактурами, для сдачи отчетности в госорганы.

КЭП действует 1 год, и за ней работники должны съездить в УЦ. Это требование ФСБ.

КЭП подтвердит создание, подписание и неизменность документа.

По 63-ФЗ КЭП применим для всех документов. Кроме тех, которые закон требует оформлять исключительно на бумаге. Сейчас таких документов 2: книги учета бланков и движения трудовых книжек и трудовые книжки (если работник не согласен на электронное ведение).

КЭП подойдет для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления на увольнение.

У наших работников уже есть электронные подписи для подписания первичных документов. Там указан ИНН компании, паспортные данные сотрудника. Можно ли этими ЭЦП подписывать кадровые документы?

Электронной подписью организации нельзя подписывать кадровые документы от имени работника. ЭП менеджера Иванова не подойдет для подписания договора от имени работника Иванова.

У ваших электронных подписей владелец организация, даже если ЭП выдана на имя уполномоченного сотрудника. Такой подписью можно подписывать только документы от имени организации. Для кадрового электронного документооборота потребуются подписи физических лиц.

Владелец есть у каждой электронной подписи. Он указан в сертификате ключа ЭП. В электронной подписи организации владельцем указана фирма, ее ИНН, ОГРН и ФИО уполномоченного представителя. В ЭП физлица – СНИЛС и ИНН гражданина. Это требование ст.17 закона 63-ФЗ от 06.04.11 «Об электронной подписи», п.6 Приказа ФСБ РФ 795 от 27.12.11.

У наших дистанционных работников заканчиваются сроки усиленных квалифицированных электронных подписей. Обязательно ли нам опять покупать КЭП?

Можно оформить другой вид электронной подписи. С января 2021 года изменили Трудовой кодекс РФ. Теперь дистанционные работники могут использовать не только КЭП, но и неквалифицированные ЭП для трудовых договоров и даже простые ЭП для отпусков, командировок, отчетов о работе.

Почему вы считаете, что журналы инструктажей по охране труда можно вести электронно и подписывать электронными подписями работников?

Роструд разрешает подписывать журналы по охране труда квалифицированной электронной подписью. См. официальный портал Роструда Онлайнинспекция.РФ – ответы на вопросы №129703 от 20.05.20, №111189 от 24.06.19, №109000 от 16.04.19.

Законодательство требует подпись в журналах, но не указывает, что подписи должны быть на бумаге:

«Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей. с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего. » (п. 2.1.3. Постановление Минтруда, Минобразования 1/29 от 13.01.03 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда. »).

«Все записи в журналах удостоверяются подписями инструктируемого и инструктирующего (инструктора по охране труда) с обязательным указанием даты и времени проведения инструктажа» (п. 8.3 ГОСТ 12.0.004-90).

В СБИС все виды ЭП визуализированы и позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Журналы требуются при проверках охраны труда, полагаем их нерискованными документами. Поэтому допускаем применение любого вида электронной подписи – КЭП, НЭП, ПЭП.

Использование мобильных телефонов.

Вопрос: Можно ли запретить всем работникам и служащим использовать мобильные телефоны на территории производственных цехов? Если да, то как это оформить? Ответ: Наладить эффективный контроль за использованием мобильных телефонов в рабочее время на территории производственных цехов, применяя трудовое законодательство, вполне возможно. Значит, правила поведения работников на рабочем месте в том числе правила использования мобильного телефона в организации можно регламентировать локальным нормативным правовым актом ЛНПА и за их невыполнение привлекать к дисциплинарной ответственности.

В то же время необходимо учитывать следующее. В течение рабочего времени работник должен добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, в том числе соблюдать установленные нормы труда. Это прямо следует из п. Вместе с тем наниматель путем утверждения ПВТР вправе регламентировать поведение работника в той части, в которой оно непосредственно связано с осуществлением последним своей трудовой функции.

Кроме того, согласно ч. В связи с тем что права и обязанности гражданина неотделимы от его личности, любое ограничение прав на частную жизнь в рамках трудовых отношений должно признаваться правомерным постольку, поскольку такое ограничение непосредственно связано с осуществлением трудовой функции и направлено на достижение целей деятельности нанимателя.

Значит, наличие в организации безусловного запрета на использование мобильного телефона в рабочее время независимо от особенностей выполнения трудовой функции выходит за рамки регулирования трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений и является недопустимым вмешательством в частную жизнь гражданина.

Но введение такого запрета правомерно в тех случаях, когда использование работником мобильного телефона создает или может создать препятствия в осуществлении трудовой деятельности этим работником или другими работниками данного нанимателя.

Читать еще:  Налоговый вычет при покупке квартиры можно получить только один раз, но…

В таких случаях установление разумных ограничений вполне уместно и не нарушает прав и свобод работников. Ввиду сказанного правомерность запрета на использование в рабочее время мобильного телефона, не связанное с исполнением работником трудовых обязанностей, должна оцениваться дифференцированно, с учетом конкретных обстоятельств и характера трудовой функции. Рассмотрим, какие правила использования мобильных телефонов следует установить на территории производственных цехов. Например, нельзя пользоваться мобильным телефоном рабочему во время работы на конвейере, в сталелитейном цехе, при работе на погрузчике, а также при выполнении других работ, которые требуют повышенного внимания.

В таких случаях наниматель должен непосредственно установить запрет на использование мобильного телефона в ЛНПА, в частности в ПВТР, коллективном договоре, или, например, разработать правила использования мобильного телефона.

В указанном документе целесообразно закрепить конкретный перечень должностей профессий работников, которым не разрешается пользоваться мобильными телефонами во время работы. Такие же требования необходимо ввести и в инструкции по охране труда работников. С указанными документами работников следует ознакомить под подпись. С учетом характера деятельности организации для отдельных работников необходимо определить характер запрета — полный запрет на мобильные разговоры или частичное ограничение.

В последнем случае целесообразно установить количество и продолжительность телефонных звонков и время их осуществления например, во время перерыва для отдыха и питания. В случае если отдельные недобросовестные работники нарушат правила пользования мобильными телефонами в рабочее время на территории производственных цехов, закрепленные нанимателем в ЛНПА организации, нанимателю следует зафиксировать данные нарушения и привлечь нарушителей к дисциплинарной ответственности.

При систематическом неисполнении работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или ПВТР в том числе нарушении правил использования мобильных телефонов в рабочее время на территории производственных цехов , если к нему ранее применялись меры дисциплинарного взыскания, наниматель вправе расторгнуть с этим работником трудовой договор в соответствии с п.

Онлайн-сервис готовых правовых решений. Минск , пер. Toggle navigation Бухгалтер Юрист. Аналитика Договорная работа Корпоративное право Банки и финансы Закупки Кадровые вопросы Государственное регулирование Конструктор претензий.

Спецпроекты Коротко о главном Интересные новости Азбука права Юрист в мире Производственный календарь Исполнительное производство: мнения о нововведениях, проблемы и возможные решения.

Новое в реализации имущества банкрота. Вопросы по внешнеторговым операциям: отвечает эксперт. Производственный календарь на год.

Расчетная норма рабочего времени на год. Безвозмездная передача имущества в госсобственность: определен порядок оформления. В Беларуси появится банк данных исполнительных производств. ФСЗН начал отзывать сертификаты открытых ключей. Экологическая экспертиза: утверждена форма заявления о выдаче заключения. На что могут собирать деньги в школе. Как досрочно распорядиться семейным капиталом. Свое дело без регистрации ИП. Вредные советы юристу. Искусственный интеллект для юриста: помощник или конкурент.

Войти в сервис. Автор: Александр Шевцов. Мобильный на рабочем месте: запретить нельзя разрешить Кадровые вопросы Александр Шевцов. Кадровые вопросы Понравилась статья? Поблагодарите автора. Сказать спасибо. Другие статьи по категории. Кадровые вопросы Замена инвалиду трудового отпуска денежной компенсацией Кадровые вопросы Продление контрактов с отдельными категориями работников с Кадровые вопросы Прием на работу в свете новой редакции Трудового кодекса Кадровые вопросы Первичный инструктаж по охране труда на рабочем месте Еще нет аккаунта?

Попробовать бесплатно. Клиентам ilex Войти в сервис. Для чтения этого материала вам следует перейти в свой платный аккаунт ilex Отмена Перейти.

Почтовый адрес: , г. Юридический адрес: , г. Минск, ул. Скорины, 40, комн. Электронный адрес: ilex ilex. Спасибо, ваше письмо отправлено. Извините, письмо не было отправлено. Попробуйте снова.

Как минимизировать риск использования ЭЦП мошенниками?

ЭЦП является удобным способом заключения сделок и ведения бизнеса, позволяющим сэкономить огромное количество времени. Однако человек должен осознавать риски использования ЭЦП и соблюдать простые правила «цифровой гигиены», позволяющие снизить их до минимума.

  • Не распространяйте свои персональные данные в интернете на сомнительных сайтах, страницах соцсетей и т.п.
  • Следите за соблюдением правил обработки персональных данных их операторами. Если прекращено сотрудничество с банком или иной организацией, которой были предоставлены копии паспорта, СНИЛС и иных документов, потребуйте удаления этой информации из базы данных.
  • Периодически обновляйте пароли на онлайн-сервисах, которыми пользуетесь.
  • Храните токен с ЭЦП при себе или в месте, доступ к которому есть только у вас.
голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector